การเปิดร้านอาหารที่ดีต้องมีการบริหารจัดการภายในที่ดีไปด้วย เพื่อให้ตอบสนองความต้องการของลูกค้าหรือผู้ที่มาใช้บริการให้ดีที่สุด สุดท้ายแล้วทุกอย่างก็จะนำไปสู่ผลกำไรที่ต้องการ และไม่ขาดทุนในที่สุด

 

การดำเนินงานของร้านอาหารมีดังนี้

1. การจัดการธุรกิจของร้านอาหาร ได้แก่ การวางแผนรายการอาหาร การจัดซื้อ การตรวจรับวัตถุดิบ การเก็บรักษา และการเบิกจ่ายให้เป็นระบบ ด้วยระบบของ M Food Service
2. การปรุงอาหาร การเตรียมอาหาร และการนำเสนอ
3. การบริการอาหารและเครื่องดื่ม ได้แก่ การเตรียมการ การเสิร์ฟอาหาารและเครื่องดื่ม การแก้ปัญหา เป็นต้น
4. การปรับปรุงพัฒนาร้านอาหาร ได้แก่ การจัดการเรื่องการตลาด ระบบสุขาภิบาล ความสะอาด ปลอดภัย การบริหารจัดการพนักงานในร้านด้วยระบบของ M Food Service

 

 

การจัดซื้อ

     หมายถึง การหาสินค้าหรือวัตถุดิบ รวมไปถึงอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ต่าง ๆ เพื่อให้เราสามารถบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีคุณภาพและช่วยลดต้นทุน เพื่อเพิ่มผลกำไร

 

ทำไม่ถึงต้องมีกระบวนการจัดซื้อ

1. เพื่อให้ได้สินค้าหรือวัตถุดิบและอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ที่ตรงกับความต้องการของร้านอาหารได้มากที่สุด

2. เพื่อให้ได้ของที่ดีมีคุณภาพ ราคาที่เหมาะสมหรือราคาต่ำมากที่สุด เพราะจะทำให้มีผลต่อต้นทุนของร้านอาหาร

3. เพื่อให้สามารถสั่งซื้อได้ในช่วงเวลาที่เหมาะสม และสอดคล้องกับการนำไปใช้ประโยชน์ในการให้บริการของร้านอาหาร

 

ความสำคัญของการจัดซื้อ

1. ช่วยเพิ่มความสามารถและคุณภาพในการให้บริการมากขึ้น สามารถให้บริการอาหารและเครื่องดื่ได้ตามวันและเวลาที่ลูกค้าต้องการได้
2. เพราะร้านอาหารมีวัตถุดิบที่ดีมีคุณภาพ ทำให้สามารถทำอาหารออกมาได้รสชาติที่สดใหม่และอร่อยขึ้น หากของไม่สดอาจจะทำให้ได้แต่ลูกค้าจร ร้านไม่มีลูกค้าประจำ
3. ทำให้สามารถกำหนดต้นทุนของการดำเนินการในร้านอาหารได้ โดยการจัดซื้อวัตถุดิบที่มีคุณภาพและได้ในราคาที่สมเหตุสมผลต่อการสร้างผลกำไร

 

ความรู้ความเข้าใจในธุรกิจของร้านอาหารเกี่ยวกับการจัดซื้อวัตถุดิบ

1. ต้องมีความรู้เกี่ยวกับอาหารนั้น ๆ โดยเฉพาะ และเป็นวัตถุดิบหลักของร้าน เช่น อาหารสดต่าง ๆ ที่เอาไปทำอะไรได้บ้าง
2. อัตราการหมุนเวียนเข้าออกร้านอาหารของลูกค้า วัน เวลา ที่ลูกค้าเข้ามาใช้บริการ หากมีการใช้งานโปรแกรมของ M Food จะยิ่งสามารถทำให้รู้เวลาที่แน่ชัดและแน่นอนอีกด้วย เพื่อให้สามารถวางแผนจัดซื้อวัตถุดิบให้เหมาะสมแก่ความต้องการในแต่ละวันได้ และทำให้ปัญหาของเหลือต่อวันน้อยลง ซึ่งตอนนี้ระบบ M Food กำลังพัฒนาระบบพยากรณ์ยอดขาย ยอดที่ต้องสั่งวัตถุดิบ เพื่อให้สามารถลดต้นทุนในการผลิตอาหารในแต่ละวันได้น้อยลง สามารถเพิ่มผลกำไรให้กับร้านอาหารได้
3. ความหลากหลายของรายการอาหาร (เมนูอาหาร) จะเป็นตัวช่วยให้ลูกค้ามีโอกาสเลือกอาหารที่ถูกใจมากขึ้น อีกทั้งยังเพิ่มความหลากหลายให้กับลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการอีกด้วย ทำให้เราสามารถวางแผนการดำเนินการของธุรกิจร้านอาหารที่ได้เตรียมพร้อมล่วงหน้าได้เป็นอย่างดี สามารถเพิ่มยอดขายให้ได้มากยิ่งขึ้นอีกด้วย
4. ต้นทุนของร้านอาหารเป็นต้นทุนคงที่สูงกว่าต้นทุนผันแปร ยกตัวอย่าง เช่น ค่าเช่าสถานที่ เงินเดือนค่าจ้างพนักงาน ค่าไฟ ค่าแก๊ส และอื่น ๆ ซึ่งไม่ว่าในแต่ละวันร้านอาหารของเราจะมีลูกค้าเข้ามาใช้บริการหรือไม่และมากน้อยเพียงใดก็ตาม ร้านอาหารของเราก็จำเป็นจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าเดิมอยู่ดี ในส่วนของต้นทุนของอาหารนั้นจะเป็นต้นทุนผันแปร สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามจำนวนสถิติของลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการในแต่ละวัน ซึ่งแตกต่างจากธุรกิจอื่น ๆ ที่มีต้นทุนผันแปรสูงกว่าต้นทุนคงที่ ทำให้การควบคุมต้นทุนทำได้ง่ายกว่า
5. วัฎจักรหรือช่วงเวลาของการให้บริการลูกค้านั้นเป็นช่วงเวลาที่สั้น ตั้งแต่การจัดซื้อไปจนถึงการผลิตอาหารและให้บริการอาหาร อาจจะใช้เวลาเพียง 1-2 วัน หรือ 1 สัปดาห์ จากนั้นก็จะต้องรีบไปจัดซื้อวัตถุดิบหรืออุปกรณ์หลักมาใหม่แล้ว ทำให้มีระยะเวลาในการวางแผนสั้นกว่าการดำเนินงานของธุรกิจอื่น ๆ ธุรกิจอื่นอาจจะนำสินค้าไปเก็บไว้ในสต็อกสินค้าหรือคลังสินค้าก็ได้ แต่กระบวนการผลิตอาหารของร้านอาหารนั้นต้องนำไปบริการให้ลูกค้าทันทีที่วัตถุดิบมาถึง เพื่อคงความสดใหม่อยู่เสมอ ดังนั้น การแก้ไขข้อผิดพลาดอาจจะทำได้ยาก แต่หากมีระบบของ M Food คอยช่วยเหลือปัญหาเหล่านี้จะค่อย ๆ หมดไป ระบบจะคอยช่วยป้องกันปัญหา และช่วยให้ร้านอาหารรับประกันคุณภาพได้ดีขึ้น
6. ประเภทของวัตถุดิบหรืออุปรกณ์ที่จะจัดซื้อในร้านอาหารทั้งที่บริโภคได้และบริโภคไม่ได้ แต่จำเป็นต้องใช้ในการผลิตอาหารและให้บริการ ตลอดจนสินค้าที่นำมาใช้ในการส่งเสริมการขายของร้านอาหาร ดังนั้น เราควรทราบรายการเคลื่อนไวเหล่านี้ ได้แก่ การจัดระดับหรือเกรดของสินค้า การบรรจุภัณฑ์ ความเคลื่อนไหวของราคา ช่วงเวลาและฤดูกาลของอาหาร เช่น อาหารสด อาหารแห้ง เครื่องปรุงรส วัสดุสิ้นเปลือง อุปกรณ์เครื่องใช้ต่าง ๆ ในร้านและห้องครัว การกำหนดปริมาณในการสั่งซื้อ อาจจะมีการใช้ระบบของ M Food เพื่อควบคุมสต็อกวัตถุดิบเหล่านี้เพื่อให้สามารถกำหนดปริมาณในการสั่งซื้อได้
7. ความรู้ในเรื่องของระบบ ขั้นตอนและวิธีการจัดซื้อ การนำโปรแกรมร้านอาหารจาก M Food มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพิ่มความชำนาญในการใช้งานจะทำให้การทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ควรศึกษาขั้นตอนอย่างชัดเจนว่าต้องทำอย่างไรบ้าง สามารถตรวจสอบข้อมูลและควบคุมได้ง่าย สอดคล้องกับแผนการดำเนินงาน สามารถจัดหาวัตถุดิบที่มีคุณภาพเหมาะสมและได้ราคาตามความต้องการ จากนั้นนำเข้าระบบสต็อกวัตถุดิบของ M Food ให้เรียบร้อย เพื่อการคำนวนรายจ่ายในครั้งถัดไป

 

 

ระบบการจัดซื้อ

     ในร้านอาหารของเราอาจจะเลือกใช้ระบบการจัดซื้อตามความเหมาะสมหรือตามขนาดของร้านอาหารดังนี้

1. ระบบการสั่งซื้อจากส่วนกลาง หมายถึง การจัดซื้อโดยแผนกจัดซื้อโดยตรง ซึ่งได้รับหน้าที่ในการจัดซื้อโดยเฉพาะ และทำการจัดซื้อให้ตรงตามความต้องการของแต่ละฝ่าย โดยแต่ละฝ่ายจะต้องแจ้งให้ส่วนกลางทราบว่าต้องการอะไรบ้าง หรือส่วนกลางสามารถตรวจสอบสต็อกคงเหลือผ่านระบบของ M Food แล้วนำมาพิจารณาสั่งซื้อได้เลย ข้อดีของการจัดซื้อโดยส่วนกลาง ได้แก่ ร้านอาหารสามารถควบคุมการสั่งซื้อได้ดี มีผู้รับผิดชอบโดยตรง สามารถติดตามผลการสั่งซื้อและแก้ไขปัญหาต่าง ๆ เกี่ยวกับการสั่งซื้อได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ผู้ที่ได้รับหน้ามีมีความรู้ความเชี่ยวชาญในการจัดซื้อโดยเฉพาะ ไม้ต้องให้พนักงานที่ไม่ชำนาญมาทำในส่วนนี้ ทำให้การจัดซื้อมความราบรื่น มีการจัดรวบรวมซื้อในคราวเดียวกันทำให้มีปริมาณในการซื้อมากและสามารถต่อรองราคาได้ ช่วยให้ประหยัดเวลาและแรงงานในการจัดซื้อสามารถกำหนดช่วงเวลาในการจัดซื้อได้อย่างถูกต้องแม่นยำ
2. ระบบการสั่งซื้อโดยอิสระ หมายถึง การจัดซื้อของแต่ละฝ่ายแยกย่อยกระจายการซื้อกันเองอย่างเป็นอิสระ เช่น ห้องครัวสั่งซื้อวัตถุดิบที่เหมาะสมเมื่อมีงานเร่งดวน มีแหล่งขายเฉพาะหรือมีน้อย แต่วิธีการนี้อาจจะมีปัญหาเรื่องการควบคุมการรั่วไหลได้
3. ระบบการสั่งซื้อแบบรวมกลุ่ม หมายถึง การจัดซื้อโดยหลาย ๆ ฝ่ายซึ่งอาจจะเกี่ยวข้องหรือไม่เกี่ยวข้องกันก็ได้ รวบรวมกันจัดซื้อร่วมกัน เพื่อเพิ่มปริมาณในการจัดซื้อให้ได้มากขึ้น ทำให้มีอำนาจในการต่อรองราคา เพื่อให้สามารถลดค่าใช้จ่ายได้ ได้วัตถุดิบได้ตรงตามความต้องการ และกระจายไปสู่ผู้บริโภคได้อย่างทั่วถึง แต่อย่างไรก็ตามการจัดซื้อแบบนี้จะทำให้ธุรกิจของแต่ละแห่งอาจรู้ข้อมูลของธุรกิจของคู่แข่งได้

 

วิธีการจัดซื้อ

แบ่งออกดังนี้

1. การจัดซื้อแบบไม่เป็นทางการ เมื่อมอบหมายให้พนักงานออกไปซื้อของที่ตลาด จะได้อาหารสดที่มีคุณภาพและราคาตามความต้องการ เพราะคนนั้นมักจะรู้ราคาในท้องตลาดได้เป็นอย่างดี รู้จักใช้ของที่มีอยู่ตามท้องถิ่นในกรณีที่ขาดแคลนอาหารสดบางอย่างได้ รู้ความเคลื่อนไหวของสินค้าในตลาดได้เป็นอย่างดี การจัดซื้อแบบนี้เหมาะสำหรับร้านอหาารเล็ก ๆ เป็นธุรกิจครอบครัว บางครั้งเจ้าของร้านหรือคนในครอบครัวต้องออกไปจ่ายตลาดทำให้เกิดปัญหาในการบริการงานส่วนอื่น ในบางครั้งร้านอาหารต้องแก้ปัญหาด้วยการให้พ่อค้าหรือร้านค้าที่ไว้ใจและตกลงกันไว้ให้นำสินค้าที่ต้องการเหล่านั้นมาส่ง ก็จะช่วยประหยัดเวลาได้อีก 

         ข้อดีคือ สามารถจัดซื้อได้ทุกเวลาตามความสะดวกและความจำเป็นของร้านอาหาร ได้ของที่สดส่งตรงจากตลาดตามปริมาณที่ต้องการและในราคาที่เหมาะสม

         ข้อเสียคือ จำเป็นจะต้องมีคนที่มีความรู้ในการเลือกซื้อวัตถุดิบหรือของเหล่านั้นเป็นอย่างดี อาจจะเปิดโอกาสให้มีการทุจริตในการจัดซื้อกันเกิดขึ้น และทางร้านอาหารควรมีเงินสดสำรองไว้อยู่เสมอ

 

 

2. การจัดซื้อแบบเป็นทางการ การจัดซื้อโดยวิธีนี้จะมีฝ่ายจัดซื้อโดยตรงและต้องมีการกำหนดรายละเอียดเกียวกับของที่จะซื้อและปริมาณที่ต้องการ อาจจะมีการทำใบเสนอราคาแล้วส่งให้พ่อค้าหรือผู้จำหน่ายเพื่อเสนอราคา แบบนี้ถือว่าเป็นการจัดซื้อแบบประกวดราคา ต้องมีการจัดทำล่วงหน้า เพื่อให้ผู้จำหน่ายมีเวลาในการจัดเตรียมการเสนอราคาเพื่อประมูล และเมื่อชนะการประมูลแล้วจะต้องมีเวลาในการจัดหาสินค้ามาให้ได้ในเวลาที่กำหนด ร้านอาหารจึงควรมีการวางแผนล่วงหน้าไว้แล้วว่าจะซื้อสินค้าชนิดไหน อะไร เท่าไหร่ ปริมาณไหน และคำนวณราคาล่วงหน้าไว้แล้วว่าใครเป็นเท่าใด นอกจากนี้แล้วทางฝ่ายจัดซื้อควรกำหนดรายละเอียดเป็นเงื่อนไขในการยอมรับการประมูล เพิ่มเติมจากรายละเอียดเกี่ยวกับคุณภาพของสินค้า เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน วิธีการส่งของ วันที่และเวลาที่ต้องได้รับ สัดส่วนของการประมูล ส่วนลด กำหนดการ ฯลฯ ในการเลือกผู้ชนะประมูลมักเลือกผู้ที่กำหนดราคาได้ต่ำสุดและสามารถปฏิบัติตามเงือนไขที่ระบุไว้ได้

ในอนาคตระบบ M Food จะคอยเป็นระบบกลางในการให้ผู้จำหน่ายวัตถุดิบสามารถลงขายของให้กับร้านอาหารและกำหนดราคาสำหรับร้านอาหารได้ด้วย พร้อมกับระบบประกวดราคา เพื่อให้สามารถตรวจสอบสินค้าจากต้นทางไปจนถึงปลายทางได้สามารถรู้วันที่สั่งและวันที่นำออกจำหน่ายให้ลูกค้าจากระบบ M Food ได้ตลอดเวลา

        ข้อดีคือ สามารถควบคุมต้นทุนได้ดี เพราะมีการกำหนดราคาล่วงหน้าไว้แล้ว และร้านอาหารสามารถควบคุมการผลิตอาหารและเครื่องดื่มได้

        ข้อเสียคือ ร้านอาหารต้องสั่งซื้อของเป็นจำนวนมาก ๆ และสม่ำเสมอ ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงการสั่งซื้อสินค้าบางอย่างจะทำไม่ได้เพราะได้มีการประกวดราคาล่วงหน้าไว้แล้ว และถ้าหากตลาดมีการเปลี่ยนแปลง เช่น บางอย่างขาดตลาดทำให้ราคาเปลี่ยนไป อาจทำให้เกิดปํยหาแก่พ่อค้าที่ไม่สามารถจัดหาสินค้าได้ทันตามความต้องการ

3. การทำสัญญาจัดซื้อล่วงหน้า หมายถึง การทำข้อตกลงในการซื้อสินค้าในราคาที่แน่นอน โดยผู้ขายจะจัดส่งสินค้าให้ในภายหลัง การจัดซื้อแบบนี้เหมาะสำหรับการสั่งซื้อสินค้าบางชนิดที่จำเป็นต้องใช้เป็นประจำทุกวันหรือทุกสัปดาห์ เช่น ของหวาน ไอศครัม ขนมต่าง ๆ น้ำแข็ง ฯลฯ ฝ่ายจัดซื้อจะต้องพิจารณาทำสัญญาหรือข้อตกลงกับผู้ขายที่เชื่อถือได้ และมั่นใจว่าจะส่งสินค้าให้ได้ตามความตองการในแต่ละวันและจัดส่งเป็นประจำ

 

วัตถุประสงค์หลักในการจัดซื้อ คือ

• ได้วัตถุดิบที่เหมาะสม
• มีคุณภาพที่เหมาะสม
• ราคาต้นทุนที่เหมาะสม

     เพื่อให้การจัดซื้อของร้านอาหารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ฝ่ายจัดซื้อควรมีข้อมูลเกี่ยวกับการจัดซื้อวัตถุดิบดังนี้

     1. ประเภทของอาหารที่ต้องจัดซื้อ ได้แก่ 

         1.1 อาหารที่เสื่มคุณภาพง่าย เช่น อาหารสดทุกชนิด เนื้อสัตว์ต่าง ๆ อาหารทะเล ผัก ผลไม้ นม เนย ไข่ เป็นต้น ถึงแม้ว่าบางอย่างสามาถแช่แข็งได้ แต่ก็อาจจะคงความสดไว้ไม่ได้นานนัก

         1.2 อาหารแปรรูป เช่น อาหารสำเร็จรูปหรือกึ่งสำเร็จรูป สามารถเก็บรักษาไว้ได้นาน เช่น ปลาเค็ม ปลากระป๋อง ผักกาดดอง หรืออาหารกระป๋องชนิดอื่น ๆ เป็นต้น

 

 

     2. กรรมวิธีเกี่ยวกับการแปรรูปอาหาร ควรมีความรู้เกี่ยวกับการแปรรูปอาหารที่นิยมใช้ในเชิงพาณิชย์ เพื่อที่จะได้ทราบคุณสมบัติของอาหารแต่ละชนิดด้วยและเลือกซื้อได้อย่างเหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นการตากแห้ง การหมัก การหมักเกลือ การรมควัน การใช้น้ำตาล เครื่องเทศ และสมุนไพรต่าง ๆ การบรรจุประป๋อง การแช่แข็ง และการฆ่าเชื้อด้วยรังสี

     3. การจัดมาตรฐานอาหาร หมายถึง การเลือกซื้ออาหารที่เสียง่ายและอาหารแปรรูปบางชนิด โดยเฉพาะเนื้อสัตว์ เพื่อนำมาพิจารณารูปแบบของอาหารและเวลาที่ต้องใช้ในการปรุง เช่น ลักษณะของเนื้อวัวที่ดีต้องมีเส้นไขมันแทรก หรือเรียกว่าลายหินอ่อน เส้นใยละเอียดแน่น (ลายหินอ่อนอาจมีราคาสูง) เนื้อสีแงดสดใส เนื้อวัวอาจจะมีหลากหลายเกรด ขึ้นอยู่กับร้านอาหารที่ต้องการสร้างมาตรฐานให้ร้านอยู่ในระดับไหน เช่น เนื้อโคขุนของไทยเรา เนื้อออสเตรีย เนื้อโกเบญี่ปุ่น เป็นต้น

 

 

 

     4. วิธีการทดสอบคุณภาพของอาหาร อาหารบางชนิดจำเป็นจะต้องได้รับการทดสอบโดยวิธีที่ถูกต้อง เช่น นมสด และนมที่ได้จากการแปรสภาพมาแล้ว ได้แก่ นมระเหย นมข้นหวาน นมผง และนมหมัก

     5. กำหนดปริมาณในการสั่งซื้ออาหารสด ซึ่งข้อมูลที่ฝ่ายจัดซื้อควรทราบได้แก่ ปริมาณการขายในแต่ละวัน ปริมาณการเสิร์ฟ ส่วนของวัตถุดิบที่ต้องเสียไปในระหว่างการเตรียมปรุงอาหาร หากใช้ระบบของ M Food แล้วทำการผู้สูตรการทำอาหารไว้ในแต่ละเมนูจะทำให้ระบบของเราสามารถตัดสต็อกวัตถุดิบและแสดงรายงานปริมาณการใช้ในแต่ละวันได้

     6. ภาวะของตรลาดและฤดูกาล จะทำให้ทราบแหล่งที่จะต้องจัดซื้อและทดแทนบางอย่างได้ ทำให้การจัดซื้อเป็นไปอย่างราบรื่น

 

สรุปขั้นตอนในการจัดซื้อ

1. การสำรวจความต้องการ
2. การเสนอรายการจัดซื้อ
3. การตรวจสอบการเสนอรายการจัดซื้อ
4. การจัดทำใบสั่งซื้อ
5. การสั่งซื้อ
6. การตรวจรับของ
7. การชำระเงิน

การตรวจรับของ

     หมายถึง การตรวจสอบเพื่อดูว่ารายการที่เข้ามานั้นมีคุณภาพและได้ปริมาณตรงตามที่สั่งไว้หรือไม่ และต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อจัดเก็บสินค้าเหล่านั้นให้อยู่ในสถภาพที่เหมาะสม ผู้ที่ทำหน้าที่ตรวจรับควรเป็นผู้ที่มีประสบการณ์และความรู้ในเรื่องของเหล่านี้ได้เป็นอย่างดี เช่น ผู้จัดการร้าน พ่อครัวหรือแม่ครัว ควรตรวจสอบให้ครบถ้วนรวมทั้งในปริมาณ คุณภาพ และจำนวนเงินที่ต้องจ่ายออกไปตามจำนวนของที่รับเข้า

     วิธีตรวจรับ มีดังนี้

1. การตรวจรับเชิงปริมาณ ให้ดูจากบิลหรือใบสั่งของกับใบสั่งซื้อว่าตรงกันหรือไม่ เช่น นับจำนวน กี่มัด ชิ้น ห่อ กี่กิโลกรัม กี่ลิตร แกลลอน เป็นต้น นอกจากนี้แล้วควรดูรายละเอียดอื่น ๆ ด้วยที่อาจจะส่งผลเสียหายต่อสินค้าและน้ำหนักที่อาจจะสูยเสียไปด้วย เช่น ดูป้าย ฉลากอาหาร น้ำหนักอาหารที่รับ เป็นต้น
2. การตรวจรับเชิงคุณภาพ การตรวจสอบคุณภาพอาจเป็นเรื่องยากต้องอาศัยผู้ที่มีประสบการณ์และมีความชำนาญพอสมควรที่จะมีความรู้เพียงพอที่จะบอกได้ว่าสินค้าชนิดนี้มีคุณภาพอย่างไร โดยส่วนใหญ่แล้วการตรวจสอบจะใช้วิธีการมองดูด้วยตา หรือการหยิบจับสัมผัส การชิม ดมกลิ่น เช่น ดูว่าปลาสดไหมก็ให้ดูที่ตาว่ายังใสอยู่หรือไม่ เป็นต้น 
3. การตรวจรับในเรื่องของราคา ตรวจสอบราคาทีละรายการที่จะรับเข้า ส่งคืน และทังหมดที่จะต้องชำระให้แก่พ่อค้าที่มาส่ง อาจจะต้องมีการเซ็นรับ การเซ็นรับที่ดีควรให้ลงเป็นชื่อ-นามสกุล เพื่อป้องกันการใช้ลายเซ็นแล้วหาคนที่เซ็นรับไม่ได้ไม่รู้ว่าเป็นลายเซ็นของใคร การตรวจรับมีความสำคัญต่อคุณภาพของอาหาร ต้นทุนในการดำเนินการ และช่วยป้องกันปัญหาการทุจริตที่อาจเกิดขึนได้

 

 

สรุปขั้นตอนในการตรวจรับ

1. การตรวจสอบสินค้าที่ได้รับกับใบสั่งซื้อ
2. การตรวจสอบสินค้าที่ได้รับกับใบกำกับสินค้า
3. การตรวจรับสินค้า
4. การจัดเก็บ

การจัดเก็บ

     การเก็บรักษาอาหารนั้นควรทำทันที่ที่ได้รับของเพื่อป้องกันการสูญเสียและปัญหาต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นได้ ควรเก็บอาหารแต่ละชนิดในสภพาที่เหมาะสมและอยู่ในบริเวณที่จะสามารถเบิกออกไปใช้ในครัวได้อย่างสะดวก การเก็บรักษาที่ถูกต้องจะช่วยยืดอายุของอาหารได้นานขึ้น

 

 

     ปัจจัยที่จะทำให้การเก็บรักษามีประสิทธิภาพ มีดังนี้

1. การบำรุงรักษาห้องเก็บของให้สะอาดและเป็นระเบียบอยู่เสมอ โดยเฉพาะพื้น ฝาผนัง ชั้นเก็บของ ให้มีระเบียบ จัดเก็บให้เป็นหมวดหมู่ เพิ่มการป้องกันหนูและแมลงเข้ามาอาศัย การระบายอากาศ และรักษาอุณหภูมิของห้องให้คงที่
2. อปุกรณ์ในการอำนวยความสะดวกในการเก็บรักษาอาหาร เช่น ตู้แช่แข็ง ตู้เย็น หรือกล่องเก็บอาหารต่าง ๆ เป็นต้น ต้องตรวจดูสภาพและอุณหภูมิให้คงที่อยู่เสมอ
3. ความรู้ความเข้าใจเนื่องเรื่องของการเปลี่ยนแปลงสภาพของสินค้า โดยทั่วไปการเปลี่ยนแปลงนี้จะเกิดจากสาเหตุ 4 อย่างดังนี้ คือ

• สาเหตุจากทางกายภาพที่เกิดจากการแตก หัก ฉีกขาด ช้ำ ทำให้สินค้าอยู่ในสภาพที่ไม่ดีและก่อให้เกิดการสูยเสียคุณภาพได้ เช่น ผัก ผลไม้สด อาจเน่าเสียและเกิดเชื้อโรคได้
• เกิดจากปฏิกิริยาทางเคมีของเอนไซม์ในอาหารที่เกิดข้นเองตามธรรมชาติ ตามระยะเวลาของการเก็บรักษา มีความชื้น แสงสว่าง และอุณหภูมิ ที่ทำให้ สี กลิ่น และรสชาติเปลี่ยนไป
• เกิดจากจุลินทรีย์ที่กระจายอยู่ทั่วไปในสิ่งแวดล้อมทั้งในดิน น้ำ อากาศ เนื้อสัตว์ ผัก ผลไม้ อุปกรณ์ต่าง ๆ ทำให้เกิดแบคทีเรีย เชื้อรา ซึ่งจะเปลี่ยนลักษณะ กลิ่นหรือสีของอาหาร ทำให้ให้อาหารเน่า เกิดโรคติดเชื้อจากอาหาร และเป็นอันตรายต่อผู้บริโภค
• เกิดจากการปนเปื้น ตั้งแต่การผลิตจนมาถึงร้านอาหาร ทั้งฝุ่น ดิน น้ำยา ละอองจากสารต่าง ๆ ซึ่งจะทำให้เกิดอันตรายต่อผู้บริโภคได้

     วิธีการเก็บรักษา อาจมีการเก็บที่แตกต่างกันไปตามแต่ละชนิดของสินค้า โดยแบ่งออกเป็น 2 ประเภทดังนี้

1. เก็บรักษาในอุณหภูมิที่เย็นจัดหรือต่ำกว่าจุดเยือกแข็งตามชนิดของอาหาร มีตู้เย็นที่ทำความเย็นได้ในระดับนี้หรือห้องเย็น ห้องแช่แข็ง โดยส่วนใหญ่แล้วจะเก็บพวกเนื้อสัตว์ และมีระยะเวลาในการเก็บรักษาด้วย
2. เก็บรักษาในสภาพที่แห้ง เช่น อาหารแห้ง อาหารบรรจุกระป๋อง หรือภาชนิที่ปิดชนิดอื่น ๆ ที่ทำให้สามารถเก็บได้ในอุณหภูมิที่ไม่ต่ำมากและหากจำเป็นอาจเก็บไว้ที่อุณหภูมิห้องปกติที่มีอากาศถ่ายเทได้ดี

     นอกจากนี้แล้ว ควรมีการเก็บรักษาวัสดุสิ้นเปลืองและวัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้อื่น ๆ ด้วย โดยการเก็บให้เป็นหมวดหมู่ มีระเบียบในการนำออกมาใช้ง่าย และมั่นรักษาความสะอดาให้อุปกรณ์อยู่ในสภาพที่ดีอยู่เสมอ

สรุปขั้นตอนในการเก็บรักษา

1. การตรวจรับสินค้าที่จะนำเข้าไปเก็บ
2. การจัดเก็บ
3. การบันทึกการจัดเก็บ (ด้วยโปรแกรม M Food)
4. การตรวจสอบสภาพที่เก็บรักษา
5. การสรุปยอดการจัดเก็บ (ถ้าใช้ระบบ M Food สามารถเปิดรายงานการจัดเก็บได้ทันที)

     การเก็บรักษานั้นมีความจำเป็นอย่างมากเพื่อให้สามารถสำรองสินค้าไว้สำหรับให้บิรการได้ทุกเวลาที่ต้องการ ช่วยรักษาคุณภาพของอาหารให้อยนู่ในสภาพที่ดีที่สุดจนกว่าจะมีการนำออกไปให้บริการแก่ลูกค้า และยังช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากอีกด้วย

 

 

 

 

การเบิกจ่าย

     การเบิกจ่ายนั้นเป็นขั้นตอนสำคัญในการควบคุมการนำอาหารออกจากห้องเก็บรักษาไปปรุงอาหาร การเบิกจ่ายที่ดีจะช่วยป้องกันปัญหาการทุจริตได้มาก 

     ก่อนที่จะไปทำความเข้าใจกันโปรดศึกษาวิธีการเบิกจ่ายด้วยระบบ M Food โดยการ คลิกที่นี่ เพื่อดูวิธีการใช้โปรแกรมช่วยในการเบิกจ่าย

     หลักในการเบิกจ่าย มีดังนี้

1. เบิกจ่ายในปริมาณที่ต้องการใช้จริง ผู้รับผิดชอบการเบิกจ่ายควรตรวจสอบข้อผิดพลาดและแจ้งให้ผู้เบิกทราบ
2. เบิกจ่ายเฉพาะกรณีที่ได้รับอนุญาติ เพื่อป้องกันการนำไปใช้ประโยชน์โดยไม่จำเป็น และอนุญาตให้ทำการเบิกเป็นไปอย่างถูกต้อง

     ขั้นตอนการเบิกจ่าย

1. จัดทำใบเบิก หรือสร้างใบเบิกผ่านระบบ M Food ซึ่งในใบเบิกจะต้องมี วันที่ เวลาที่เบิก หน่วยที่เบิก ผู้เบิก และระบบของเราจะพัฒนาให้สามารถระบรายละเอียดที่เยอะกว่านี้เพื่อให้การเบิกจ่ายสามารถตรวจสอบได้ง่ายขึ้น
2. ทำการตรวจสอบใบเบิกและอนุญาติให้เบิกจ่ายได้
3. เบิกจ่ายตามจำนวนที่ขอเบิก และดูสรุปยอดคงเหลือให้ตรงตามระบบ

     การเก็บรักษาในห้อง ควรควบคุมการเบิกจ่ายให้เป็นระบบ และสามารถตรวจสอบปริมาณคงเหลือได้ในเวลาอันรวดเร็ว และตรงกับระบบด้วย

     การควบคุมการเบิกจ่ายที่มีประสิทธิภาพจะมีผลต่อต้นทุนในการดำเนินการเป็นอย่างมาก หากควบคุมต้นทุนส่วนนี้ไม่ได้จะส่งผลต่อกำไร และอาจก่อให้เกิดการขาดทุนได้ ดังนั้น ควรทำการบันทึกการเบิกจ่ายผ่านระบบของ M Fodd ทุกครั้ง เพื่อให้ระบบสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาเก็บรวบรวมสถิติและทำการพยากรณ์จำนวนและเวลาที่จะต้องทำการสั่งซื้อในครั้งต่อไปให้เหมาะสม และทันการสามารถลดต้นทุนได้

     แนวทางการควบคุมการเบิกจ่าย ได้แก่

1. การควบคุมการเบิกจ่ายให้เป็นไปตามขั้นตอน
2. การจัดทำบัญชีรายการสินค้าที่เก็บรักษา
3. การตรวจสอบสินค้าที่เก็บรักษาไว้

     การดำเนินงานในร้านอาหารทุกส่วนตั้งแต่การจัดการธุรกิจ การผลิตอาหาร การให้บริการอาหารและเครื่องดื่ม และการพัฒนาร้านอาหาร จำเป็นจะต้องศึกษารายละเอียดและดำเนินงานไปพร้อมกันทุกส่วนโดยเฉพาะเจ้าของกิจการควรมีความรู้ทุกด้านจึงจะทำให้ธุรกิจอาหารและเครื่องดื่มประสบความสำเร็จ

 

การนำแอพพลิเคชันเข้ามาช่วยบริหารจัดวัตถุดิบมีวิธีการดังนี้

ศึกษาคู่มือวิธีการใช้งานโปรแกรมร้านอาหารคลิกที่นี่

อีกหนึ่งฟังก์ชันของแอพฯ M Food ที่ควรใช้งานคือการบริหารจัดการวัตถุดิบของร้านอาหาร เพื่อให้เราสามารถจัดสรรค์วัตถุดิบได้ตามความต้องการในแต่ละวันได้ง่ายขึ้น เพื่อให้สามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาคำนวนการสั่งซื้อวัตถุดิบเพื่อสนับสนุนการทำอาหารได้ทันเวลา

คลิกที่นี่เพื่อดาวน์โหลดแอพพลิเคชั่นร้านอาหาร

ที่เมนูด้านล่างของหน้าจอให้กดเข้าไปที่ “วัตถุดิบ” จะพบหน้าจอดังรูป

 

 

ซึ่งวัตถุดิบที่เราเพิ่มเข้าไปนั้นสามารถนำมาผูกเข้ากับเมนูอาหารได้ ทุกครั้งที่มีการสั่งอาหารระบบจะทำการตัดสต็อกของวัตถุดิบออกให้ทันที 

วิธีการเพิ่มวัตถุดิบ ให้ทำดังนี้

กดไปที่ปุ่ม “เพิ่มวัตถุดิบของอาหาร” จากนั้นกรอกข้อมูลของวัตถุดิบลงไป

 

 

เมื่อกรอกข้อมูลครบแล้วให้กดปุ่มบันทึก

 

 

สามารถกดปุ่มเพิ่มวัตถุดิบอื่น ๆ ได้ทันที หรือกดปุ่มปิด

 

 

หลังจากที่เพิ่มวัตถุดิบเข้ามาแล้วจะพบว่าวัตถุดิบที่เพิ่มเข้ามาจำนวนยังเป็น 0 อยู่

 

 

การเพิ่มจำนวนสต็อกวัตถุดิบ เมื่อต้องการเพิ่มจำนวนในสต็อกให้กดที่ปุ่ม (1) “นำเข้าวัตถุดิบ” เพื่อนำเข้าจำนวนวัตถุดิบ

จากนั้นกดที่ปุ่ม (2) “เพิ่มจำนวนวัตถุดิบ” แล้วระบุข้อมูลการนำเข้าวัตถุดิบ

 

 

 

 

ให้กำหนดวันที่ที่เรานำวัตถุดิบเข้ามาเก็บ

ตรงช่อง Invoice สามารถใส่ก็ได้หรือไม่ใส่ก็ได้ หากเรามีใบเสร็จในการสั่งของเราก็สามารถนำหมายเลขสั่งซื้อบนใบเสร็จนั้นมาใส่เพื่อให้สามารถนำมาอ้างอิงข้อมูลย้อนหลังได้ จากนั้นเลือกวัตถุดิบที่เราได้เพิ่มไว้แล้วก่อนหน้านี้

 

กรอกรายละเอียด ถ้ามี จากนั้นใส่จำนวนที่รับเข้ามาพร้อมกับราคา

ตรงช่องผู้จำหน่าย ใส่ก็ได้ไม่ใส่ก็ได้ หากสามารถระบุผู้จำหน่ายก็จะทำให้เราสามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่ายขึ้น เพื่ออ้างอิงราคาของแต่ละผู้จำหน่ายได้

 

 

จากนั้นกดปุ่มบันทึก แล้วรอ...

 

 

เมื่อบันทึกสำเร็จจะแสดงข้อมูลการนำเข้าวัตถุดิบ ดังรูป

 

 

เราสามารถแก้ไขหรือลบจำนวนออกได้ จากนั้นกดปุ่มปิด จะพบข้อมูลที่ได้นำเข้าวัตถุดิบ ดังรูป

 

 

เมื่อกดเข้ามาที่หน้าสต็อกวัตถุดิบจะพบจำนวนที่นำเข้าแสดงขึ้นมาแล้ว ดังรูป

 

 

 

การเบิกวัตถุดิบ หากต้องการเบิกออกเพื่อนำไปทำอย่างอื่นสามาถกดที่ปุ่ม “เบิกออก” แล้วใส่จำนวนและกดปุ่มบันทึกได้ทันที

การจัดการส่วนอื่น ๆ ของวัตถุดิบ ที่ไว้สำหรับวัตถุดิบมีดังนี้

- รายงานเบิก คือ รายงานการเบิกวัตถุดิบในแต่ละวัน รวมทั้งออร์เดอร์คำสั่งซื้อและจากการกดเบิกออกจากระบบด้วย

- กลุ่มของวัตถุดิบ คือ เราสามารถกำหนดกลุ่มของวัตถุดิบได้เอง

- ประเภทของวันถุดิบ คือ เราสามารถกำหนดประเภทของวัตถุดิบได้เอง

การผูกวัตถุดิบเข้ากับเมนูอาหาร หลังจากที่ได้วัตถุดิบแล้ว ต่อไปก็ต้องนำวัตถุดิบนี้ไปผูกเข้ากับเมนูอาหารของเรา เพื่อให้ระบบสามารถตัดสต็อกวัตถุดิบได้ตามออร์เดอร์ของลูกค้าที่สั่งอาหารเข้ามา การผูกวัตถุดิบเข้ากับเมนูอาหารให้ทำดังนี้ 

ให้เข้ามาที่หน้าของเมนูอาหาร

 

 

จากนั้นกดเลือกเข้าไปที่เมนูอาหารที่ต้องการผูกวัตถุดิบ แล้วกดที่ปุ่ม “เพิ่มส่วนประกอบ” ที่อยู่ด้านล่างของหน้าจอ ดังรูป

 

 

เมื่อเข้ามาแล้วให้เลือก (1) วัตถุดิบ ที่ต้องการผูกเข้ากับเมนูอาหาร (2) กรอกรายละเอียด ถ้ามี (3) ใส่จำนวนที่นำมาใช้กับเมนูอาหารนี้ (4) กดปุ่มบันทึก

 

 

เมื่อบันทึกเสร็จแล้วลองกดที่ปุ่ม “ดูรายละเอียด”

 

 

แล้วเลื่นอหน้าจอลงมาด้านล่างจะพบว่ามีวัตถุดิบเข้ามาอยู่ที่เมนูนี้แล้ว ดังรูป

 

 

สามารถกดปุ่มลบหรือแก้ไขได้ จากนั้นให้ทดลองสั่งอาหารด้วยเมนูนี้ดูว่าจำนวนในสต็อกวัตถุดิบจะถูกตัดออกหรือไม่

หลังจากที่สั่งอาหารและลูกค้าชำระค่าอาหารแล้วระบบจะทำการตัดสต็อกวัตถุดิบจาก 5 เหลือ 4 ดังรูป

 

 

ลองกดเข้าไปที่รายงานการเบิก จะพบว่ามีข้อมูลการเบิกพร้อมกับวันที่และเวลาเดียวกันกับที่สั่งอาหาร ดังรูป

 

 

เมื่อกดที่ปุ่มเปิดดูจะพบข้อมูลการเบิก ดังรูป สามารถกดที่หมายเลขออร์เดอร์เพื่อดูรายละเอียดคำสั่งซื้อได้

 

 

จะเห็นได้ว่าการจัดการวัตถุดิบของร้านอาหารไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไปหากเราใช้ระบบของ M Food เข้ามาช่วย ขอให้ใช้งานบ่อย ๆ แล้วทุกอย่างจะง่ายขึ้นเอง

 

คลิกที่นี่ เพื่อดูการจัดการร้านอาหาร เพื่อการบริการอาหารและเครื่องดื่ม

คลิกที่นี่ เพื่ออ่านบทความเกี่ยวกับการจัดการเรื่องการตลาด